آشنایی با مفهوم مدیریت پروژه

طبق تعریف جهانی (منبع : دانشنامه آزاد Wikipedia) مدیریت پروژه فرآیندی است، در جهت حفظ مسیر پروژه، برای دستیابی به تعادل اقتصادی و موجه، بین سه عامل هزینه، زمان و کیفیت که در حین اجرای پروژه از ابزار و تکنیک های خاص، در انجام این امر کمک می گیرد. در واقع کنترل، اجرای دقیق و کامل برنامه تدوین شده برای پروژه، به طوری که هنگام خروج از برنامه بتوان با تشخیص علل و طرح اقتصادی ترین فعالیت ها، پروژه را به نزدیکترین حالت ممکن در مسیر اولیه و اصلی خود باز گرداند. کنترل پروژه در این راه از سه عامل زیر بهره می‌گیرد.

1. تعیین وضعیت واقعی پروژه

2. مقایسه وضعیت واقعی با برنامه ریزی شده

3. در نظر گرفتن اقدامات اصلاحی

در واقع مدیریت پروژه علمی تجربی است که با کار کردن بر روی پروژه های مختلف به دست می آید. البته نمی توان گفت کسانی که در امر مدیریت پروژه تازه کار هستند از لیاقت کافی برخوردار نیستند. در کل مدیریت، مجموعه ای از مهارت ها و ابزارهاست که در پیشگوئی و کنترل خروجی های سازمان به مدیر کمک می کند. در سازمان های مورد بررسی ما محصول نهایی یک پروژه است. پروژه نیز طبق تعریف فعالیتی موقت و تعهدپذیر است که برای رسیدن به هدفی مشخص مانند برطرف کردن نیاز یا مسئله ای انجام می شود.

فرآیند برطرف سازی این نیاز یا مسئله ( فرآیند مدیریت پروژه ) طبق اعلام PMBOK شامل پنج فرآیند یا گام می باشد که به اختصار به آن ها خواهیم پرداخت.

1.  فرآیندهای آغازین

فرآیندهایی هستند که به هنگام شروع پروژه جدید یا یک فاز از پروژه موجود، برای تعریف، تشخیص، تدوین و ارائه مراحل لازم با اخذ مجوز لازم برای شروع پروژه یا فاز جدید انجام می شود.

دقت کنید که فرآیندهای آغازین تنها یک بار انجام می شوند.

2.  فرآیندهای برنامه ریزی

در این بخش می بایست محدوده پروژه را تعیین کنیم و اهداف بهینه را بشناسیم و بهترین هدف را انتخاب کنیم و با مسیریابی (Tracking) بهترین راه را برای رسیدن به هدف مشخص کنیم.

دقت کنید که این فرآیندها در طول اجرای پروژه تکرار می شوند تا در هر زمان، پروژه به روز باشد و تغییرات در عناصر و فعالیت ها ( مخصوصا آن ها که روی فعالیت های دیگر تأثیرگذارترند) اعمال شود.

این فرآیند خود شامل چندین فرآیند اصلی و فرعی می باشد.

فرآیندهای اصلی :

برنامه ریزی محدوده، تعریف محدوده، تعریف فعالیت ها، توالی فعالیت ها، برآورد مدت زمان فعالیت ها، تهیه زمان بندی، برنامه ریزی مدیریت ریسک، برنامه ریزی منابع کار، برآورد هزینه، برنامه ریزی بودجه و تهیه برنامه پروژه

فرآیندهای فرعی(کمکی) :

برنامه ریزی کیفیت، برنامه ریزی سازمانی، برنامه ریزی ارتباطات، برنامه ریزی واکنش به ریسک، برنامه ریزی تدارکات، برنامه ریزی درخواست ها، جذب نیرو، تبیین ریسک و تجزیه و تحلیل کمی ریسک

3. فرآیندهای اجرائی

در این فرآیند همه عناصر اجرائی یک پروژه با یکدیگر برای رسیدن پروژه به هدفش هماهنگ می شوند.

4. فرآیندهای کنترلی

در این فرآیند فعالیت هایی برای حصول اطمینان از اینکه در مسیر رسیدن به اهداف پروژه هستیم یا در حال اتلاف منابع، انجام می گیرد. پیگیری، بازنگری، کنترل پیشرفت، کنترل عملکرد و شناسایی و اعمال تغییرات در حوزه هایی که مورد نیاز است نیز جزء همین گام محسوب می شوند.

برای جبران خطایی نیز که ممکن است در پروژه با آن مواجه شویم، از سه تکنیک ارزیابی عملکرد، اندازه گیری پیشرفت و انجام اقدامات اصلاحی استفاده می کنیم.

5. فرآیندهای پایانی

­در این فرآیند، فعالیت های انجام شده را با فعالیت هایی که باید انجام می شد، مطابقت می دهیم. یعنی مسیر رسیدن به نتیجه و میزان رسیدن به هدف را بررسی و تعیین می کنیم. با این فرآیندها به طور رسمی پروژه یا فاز مورد نظر را خاتمه می دهیم.

در پایان نه (9) دانش علم مدیریت پروژه که طبق استاندارد PMBOK می باشد را صرفا نام می بریم

الف- مدیریت یکپارچگی پروژه.     ب- مدیریت محدوده پروژه.     ج- مدیریت زمان پروژه.     د- مدیریت هزینه پروژه.     ه- مدیریت کیفیت پروژه.     و- مدیریت منابع انسانی پروژه.     ز- مدیریت ارتباطات پروژه.     ح- مدیریت ریسک پروژه.     ط- مدیریت تدارکات پروژه.