وبلاگ

در پست قبلی به چگونگی مشاهده مسیر بحرانی در مایکروسافت پروجکت رسیدیم و اکنون زمان آن است که به منابع و جزئیات مربوط به تخصیص دهی بپردازیم.

در هر پروژه ما تعدادی منبع مانند سیمان و کارگر و بنا و … را وارد می کنیم و روزهای در دسترس بودن آن ها را برای نرم افزار تعریف می کنیم. ( مثلا هفته اول کار را با دو بنا و از هفته دوم تا پنجم با سه بنا و از آن پس با دو بنا کار را ادامه می دهیم. ) مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Project 2010 ) برای هر منبع کاری در نظر می گیرد. با مشخص کردن Max Units حداکثر سقف در دسترس یا یا بیشترین توانی که منبع می تواند جهت تکمیل فعالیت ها داشته باشد را مشخص می کنیم. ما در تقویم کاری منبع ساعات کاری منابع را که تعیین می کند منبع در چه زمانی کار کند را مشخص می کنیم. ( که باز هم بیشترین آن Max Unit بوده و دامنه ای را که منبع بدون تداخل می تواند در آن کار کند را نشان می دهد )

از منوی View و نماهای Resource که قبلا توضیح داده شد می توانیم برای مشاهده منابع و نحوه استفاده آن ها استفاده کنیم.

اطلاعات مربوط به منابع را از طریق راست کلیک بر روی پروژه و انتخاب آن فعالیت و انتخاب Task Information و سربرگ Resource پر می کنیم. نکته این که بخش Units را براساس واحد یا درصد می توانیم بیان کنیم و همانگونه که از اسمش پیداست بیانگر واحد منبع مورد استفاده ماست. مثلا اگر در فعالیتی ما کارگری را 24 ساعت بخواهیم و روزی 8 ساعت کار برای او تعریف کرده باشیم و همین یک کارگر را داشته باشیم بر اساس درصد ما می بایست به او 300 درصد اختصاص دهیم. مایکروسافت پروجکت به صورت خودکار و با توجه به پیش نیازی و پس نیازی ها کار را به کارگر اختصاص خواهد داد.

حالا فکر کنیم که یک فعالیت ما شامل چند منبع است و مایکروسافت پروجکت به آن فعالیت منابع را تخصیص داده است. در عمل می خواهیم منبع یا منابعی دیرتر از منبع یا منابعی دیگر آغاز به کار کند. این عمل در مایکروسافت پروجکت پیش بینی شده است. برای مثال ما یک بنا و دو دستیارش را داریم که به همراه شخصی که به کارشان نظارت می کند. قطعا شخصی که قرار است روی کار بنا و دستیارانش نظارت کند می بایست دیرتر به کار گرفته شود یا از او در جاهای دیگر استفاده کنیم. بدین منظور در مایکروسافت پروژه از کاربرگ View نمای Task Usage را انتخاب می کنیم. اکنون با رفتن با تاریخ پروژه منبع تخصیص یافته به هر فعالیت را در زیر آن مشاهده می کنیم.

پس از انتخاب و بررسی منابع روی Task Name و منبع مورد نظر راست کلیک کرده و از گزینه Information به Assign Information می رویم. در آنجا در بخش Start تاریخ شروع به کار منبع را به زمان دلخواه تغییر می دهیم. 

در پست قبل تا آنجا رسیدیم که بتوانیم روی برخی فعالیت ها برحسب نیاز بتوانیم یادداشت هایی اضافه کنیم تا اشخاصی که جدید فایل پروژه ما را مطالعه می کنند نیز بتوانند همانند ما که پروژه را وارد نرم افزار کرده ایم درک کنند.

در این پست به نظارت بر روی طول زمان پروژه و به دست آوردن مسیر بحرانی با نرم افزار مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Project 2010 ) می پردازیم.

معمولا در ابتدای طرح پروژه نمی دانیم پروژه ما چقدر زمان می برد. تنها زمان فعالیت ها را تخمین زده ایم و آن ها وارد مایکروسافت پروجکت کرده ایم. ممکن است پس از وارد کردن فعالیت ها بخواهیم طول مدت زمان پروژه را بدانیم. مایکروسافت پروجکت این کار را برای ما انجام داده است.

در مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Project 2010 ) یا تاریخ شروع پروژه را از ما می گیرد و با توجه به زمان فعالیت هایی که به آن می دهیم زمان اتمام پروژه را به ما اعلام می کند؛ یا می بایست تاریخ پایان پروژه را به نرم افزار بدهیم و مایکروسافت پروجکت زمان شروع به کار برای پروژه را به ما اعلام کند.

مایکروسافت پروجکت همانگونه در معرفی آن در پست های قبل اشاره کردیم، به صورت خودکار بسیاری از عملیات پروژه را محاسبه کرده و در حافظه اش ذخیره می کند. یکی از این موارد همان طول مدت زمان پروژه است که ما نیاز داریم. ساده ترین راه برای دسترسی به این آمار Project Information است. برای دسترسی به Project Information از کار برگ Project و بخش Properties می توانیم Project Information را ببینیم.

همانگونه که گفته شد، مشاهده می کنید ما اجازه ویرایش تاریخ این پنجره را نداریم. مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Project 2010 ) قابلیت جزئی تر نگاه کردن به Duration را نیز برای ما فراهم کرده است. برای مشاهده نمایش اطلاعات جزئی تر از Project Information، در پایین همین پنجره دکمه Statistics را انتخاب می کنیم. البته از منوی File\Info\Project Information و انتخاب Project Statistics نیز به همین پنجره می رسیدیم.

در این پنجره اطلاعات جزئی خوبی گردآوری شده اند؛ شاید مهمترین بخش هایی که ما به آنها احتیاج پیدا کنیم Current Finish Date و Current Duration باشند. Current Finish Date تاریخ کنونی پایان پروژه را با توجه به عملکرد ما به هنگام اجرای پروژه نمایش می دهد که از آن عقب ماندن، جلو افتادن یا به هنگام بودن عملکردمان را به سهولت می فهمیم (سایر کاربردها را در طی آموزش در خواهید یافت) و Current Duration نیز بیان کننده تعداد روزهای کاری در هفته (نه همه روزهای هفته) می باشد، که بین تاریخ شروع و خاتمه پروژه مسستر است. با این چنین قابلیت هایی، مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Project 2010 ) ما را از محاسباتی وقت گیر بی نیاز می سازد.

در پروژه ها به مسیری ” مسیر بحرانی یا Critical Path ” می گویند که طول مدت زمان پروژه را تعیین می کند. این مسیر شامل فعالیت هایی است که با تغییر در زمان هر یک از آن ها زمان پروژه نیز تغییر می کند.

تعاریف مسیر بحرانی متفاوت است. به مسیری که مجموع مدت زمان فعالیت های آن بیشترین باشد یا مسیری که شناوری کل آن صفر باشد یا مسیری که با به تأخیر افتادن آن پروژه به تأخیر می افتد یا … مسیر بحرانی می گویند. هر پروژه حداقل یک زمان بحرانی دارد. شناخت مسیر بحرانی اهمیت بسیاری در پروژه ها دارد. با شناخت این مسیر و کوتاه کردن ( اگر امکان داشته باشد ) آن می توانیم هزینه زیادی را از دوش پروژه برداریم.

مسیرهایی غیر بحرانی فعالیت هایی دارند که با تعویق در انجام آنها تا حدی که زمان کل مسیر از زمان مسیر بحرانی بیشتر نشود طول مدت زمان پروژه تغییری نمی کند. به این فرجه زمانی که این فعالیت ها دارند فرجه یا شناوری یا Slack می گویند. شناوری ها به 4 شکل مختلف بررسی می شود که شناوری مستقل، آزاد، ایمنی و کل نام دارند. ( Independent Flow(IF), Free Flow(FF), Safety Flow(SF), Total Flow(TF) )

برای داشتن ستون های مربوط به شناوری های مختلف کافیست Add New Column را انتخاب و شناوری ای را که می خواهیم انتخاب کنیم.

گفتن این نکته در اینجا نیز لازم است که برای داشتن ستونی دلخواه کافیست در قسمت Add New Column یک نام برای ستون انتخاب کنیم و روی آن راست کلیک کرده و Custom Fields را انتخاب کنیم. سپس با توجه به شکل می توانیم فرمول دستوری را که مایکروسافت پروجکت به صورت پیش فرض قرار نداده را وارد کنیم. این کار بیشتر برای شرکت های خاص مورد استفاده قرار می گیرد که نیاز به فرمولی در مدیریت پروژه شان دارند. در حالت معمول هنگام کار با مایکروسافت پروجکت کامل بودن داده های آماری ستون هایش و نمایش زیبای اطلاعات را مشاهده خواهید کرد.

برای مشاهده مسیر بحرانی و درک شبکه (CPM : Critical Path Method ) در مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Project 2010 ) راه های زیادی وجود دارد. ساده ترین ها دیدن Network Diagram در منوی View یا Gantt Detail در More View از Other View در منوی View می توان به سادگی مسیر بحرانی را که مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Project 2010 ) به رنگ قرمز نشان می دهد را مشاهده کنید.

در ادامه بحث ساخت پروژه و پیوست به پست قبل از ساختار WBS آغاز خواهیم کرد. اساس کار WBS کمک به پروژه ها و ساده سازی آن ها توسط کدگذاری است. فعالیت ها براساس موقعیت شان در پروژه و مدلسازی ما صورت می پذیرد.

در پست قبل به مراحل ساخت ساختمان دو طبقه اشاره کردیم و آن ها را به ترتیب 1 تا 6 شماره گذاری کردیم. حال می دانیم که « اجرای پی » شامل Subtask هایی به نام های « گودبرداری و پی کنی، تسطیح و رگلاژ کف پی، اجرای بتن مگر، آماده سازی و اجرای آرماتورهای پی، اجرای قالب بندی پی، اجرای بتن پی و عمل آوری بتن پی » می باشد که WBS این هفت زیرفعالیت به این صورت نوشته می شود.

1.2.1 گودبرداری وپی کنی

1.2.2 تسطیح و رگلاژ کف پی

1.2.3 اجرای بتن مگر

1.2.4 آماده سازی و اجرای آرماتورهای پی

1.2.5 اجرای قالب بندی پی

1.2.6 اجرای بتن پی

1.2.7 عمل آوری بتن پی

( اجرای پی دومین فعالیت پروژه ساخت ساختمان دو طبقه است. پس کد مربوط به آن 1.2 است. به همین ترتیب اجرای بتن پی ششمین زیر فعالیت از فعالیت اجرای پی است؛ بنابراین کد WBS آن 1.2.6 خواهد بود. )

فعالیت ها تحت چهارنوع رابطه می توانند با یکدیگر لینک شوند. (شروع به شروع ( SS )، پایان به پایان ( FF )، شروع به پایان ( SF ) و پایان به شروع ( FS ) )

تعریف هر فعالیت مربوط به درس کنترل پروژه است. در MSP (مایکروسافت پروجکت) این روابط در Gantt Chart و Network Diagram با خطوط فلش داری که بین فعالیت ها متصل است مشخص می شود و در لیست فعالیت ها واضح و محسوس نیست.

برای شناخت محدودیت های زمانی ( Constraint Date ) مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Projrect 2010 ) دو ویژگی جالب به نرم افزار افزوده است. می توانیم دو ستون جدید به نام های Constraint Date و Constraint type به صفحه فعالیت ها اضافه کنیم تا تاریخ و یا نوع محدودیت فعالیت از نوع زمان را بشناسیم. منشأ اصلی این محدودیت ها در حقیقت اشتباه در تخمین مدت زمان فعالیت ( Duration ) توسط ما می باشد.

یکی از مشکلات خطا و ریسک در هر پروژه برآورد نادرست مدت زمان فعالیت ( Duration ) هاست. برای تخمین صحیح Duration باید دو نکته را مد نظر قرار دهیم. اول اینکه Duration کل پروژه تحت تأثیر Duration فعالیت های آن است. یعنی نمی توانیم بگوییم این پروژه n روز طول می کشد، سپس فعالیت ها را بر آن اساس مرتب کنیم. مثلا پروژه های بزرگ تمایل به فعالیت های بلند مدت و پروژه های کوچک احتیاج به فعالیت های کوتاه دارند. و دوم اینکه در زمان انجام پروژه عمل کردن طبق برنامه را رها نکنید؛ به این معنا که اگر بخواهیم بخشی از برنامه ریزی مدلسازی در پروژه واقعی اجرا شود و نمود کامل پیدا کند می بایست واحد زمانی درست مربوط به آن را به کار ببریم. مثلا برای پروژه نفتی دو ساله زمان فعالیت های ریز در حد چند ساعت و یا دقیقه را دقیقا مشخص نکنیم.

برای یک برآورد صحیح توجه به نکات زیر الزامی است :

1. استفاده از داده ها مستندات قبلی و پروژه های این چنینی که اخیرا انجام شده اند.

2. مصاحبه با افرادی که روی انجام فعالیت ها کار کرده و یا نظارت دقیق داشتند.

3. از مدیران پروژه های مشابه مشورت بگیرید.

4. سازمان هایی که در امر کنترل و مدیریت پروژه کار می کنند وجود دارن که برای کمک از آن ها می توانیم استفاده کنیم.

در یک زمان بندی یک پروژه همیشه به یاد داشته باشیم که برآورد خوب یک پروژه از فعالیت زیاد ولی بیهوده برای پروژه به مراتب بهتر است.

گاهی در وارد کردن یک فعالیت نیاز می شود که توضیح بیشتری را ارائه کنیم تا ابهام یا ایهامی در مورد فعالیت وجود نداشته باشد. مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Projrect 2010 ) این نیاز را برطرف کرده است. مایکروسافت پروجکت نه تنها برای فعالیت ها، بلکه برای منابع و کارهای محوله نیز قابلیت یادداشت را فراهم کرده است. برای یادداشت گذاری به Task Information سربرگ Notes میرویم. در این بخش به راحتی و با امکانات کمی از مایکروسافت آفیس ورد ( Microsoft Word ) نکته یا توضیحی را می توانیم یادداشت کنیم. اما مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Projrect 2010 ) قابلیت بهتری نیزی دارد. با کلید Insert Object تنوعی از فایل های کاربردی و عکس و تعدادی از خانواده آفیس ( Office ) را به این مجموعه بیافزاییم که ما را در رساندن مفهوم برای ذینفعان یا اشخاص ثالثی که از فایل مایکروسافت پروجکت Microsoft Project.mpp استفاده می کنند، کمک می کند.

این یادداشت ها ( Notes ) در فایل مایکروسافت پروجکت ذخیره می شوند و قابلیت چاپ نیز توسط نرم افزار برای آن ها فراهم شده است.

با نوشتن یک Note هنگامی که نشانگر Mouse را روی آن فعالیت ببریم، در یک Screen Tip یادداشت ما ظاهر خواهد شد.

در پست بعدی به نظارت روی طول زمان طرح پروژه و به دست آوردن مسیر بحرانی با مایکروسافت پروجکت خواهیم. 

در پست قبلی آماده زمان بندی شدیم و شروع به مشخص کردن فعالیت ها و وظایف یک پروژه کردیم. به همین منظور باید سئوال هایی را طرح کرده تا با پاسخ به آنها وظایف هر بخش دقیقا مشخص شود.

به عنوان مثال می خواهیم یک ساختمان دو طبقه بسازیم.

– برای شروع و خاتمه پروژه چه فعالیت هایی باید انجام دهیم ؟

– این پروژه چند مرحله دارد ؟

– در هر مرحله نیاز به چه فعالیت هایی داریم ؟

– هر کدام از فعالیت ها چه مقدار زمان نیاز دارند ؟

– …

برای ساخت یک ساختمان دو طبقه مراحل زیر را داریم :

1. تجهیز کارگاه

2. اجرای پی

3. اجرای اسکلت بتنی

4. اجرای سفت کاری

5. اجرای نازک کاری

6. تمیز کاری و برچیدن کارگاه

که هر یک از این فعالیت ها دارای زیر فعالیت ( Sub-Task ) مخصوص به خود هستند. برای مثال اجرای اسکلت بتنی خود شامل «اجرای ستونهای طبقه اول، اجرای سقف طبقه اول، اجرای ستونهای طبقه دوم و اجرای سقف طبقه دوم» می باشد که باز هم جزئی تر می شود. مثلا اجرای ستون های طبقه اول شامل « آرماتوربندی، قالب بندی و بتن ریزی و نگهداری» است. با این تفاوت که در این جا باید دقت کنیم که عین این عملیات در ساخت ستون های طبقه دوم نیز تکرار خواهد شد. و از آنجایی نام فعالیت یا وظایف ( Tasks ) در مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Projrect 2010 ) می بایست Unique باشند پس نامگذاری را به این صورت تغییر می دهیم : « آرماتوربندی 1، قالب بندی 1 و بتن ریزی و نگهداری 1».

پیشنهاد می شود برای بهتر انجام دادن این مرحله از یک To Do List (لیست وظایف) استفاده کنید.

بعد از اینکه تمامی فعالیت ها و وظایف را مشخص کردیم و ساختار شکست کار برای ما واضح شد به وارد کردن آن ها در مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Projrect 2010 ) می پردازیم. از این مرحله به بعد آسانی کار با مایکروسافت پراجکت را حس خواهید کرد و از آن لذت می برید.

در اولین ستون می بایست مقادیر WBS و در ستون دوم حالت وظیفه را وارد کنیم. حالت وظیفه به دو صورت زمان بندی خودکار یا زمان بندی دستی است که ما زمان بندی دستی را انتخاب می کنیم و فعالیت (وظایف) بعدی را Auto Shceduled می کنیم. مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Projrect 2010 ) خودش زمان ها را به روز می کند.

بر روی اولین ردیف خالی ستون Task Name کلیک کنید تا با نوشتن شرح اولین وظیفه وارد کردن اولین فعالیت را آغاز کنیم. عویض تر کردن Task Name هم با کشیدن سمت راست آن هم با دوبار کلیک بر روی Task Name ( که double click باعث می شود تا عرض نوار به به اندازه بیشترین شرح شود.) صورت می گیرد.

سپس ستون بعدی یعنی Duration را پر می کنیم. ( کلید Tab به ستون بعدی می رود. ) در ابتدا یک روز (1d) را قرار می دهد و ما زمانی را که برای فعالیت پیش بینی کرده ایم را وارد می کنیم. برای وارد کردن هم با فلش های قرار داده شده هم به صورت وارد کردن عدد می توانیم زمان دهیم. معمولا اولین Task نام پروژه ای است که قرار است انجام دهیم. اگر بخواهیم واحد زمانی را از روز نیز تغییر دهیم از واحدهای زیر استفاده می کنیم.

روز : d  –     دقیقه : m  –     ماه : mon  –     ساعت : h  –     هفته :  w –     روزهای سپری شده : ed

اگر از واحدهایی غیر از این واحد ها استفاده شود مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Projrect 2010 ) زمانی برای Task در نظر نمی گیرد. با Double-Click روی Task می توانیم Task Information را مشاهده کنیم. در پنجره باز شده چندین کاربرگ مختلف مشاهده می کنید که در هر کدام می توانید اطلاعاتی از فعالیت را وارد کنید. اگر قرار باشد فعالیت به Sub-Task تقسیم شود، در پایین کاربرگ General می بایست تیک Roll-Up را بزنیم. اگر Task جدیدی ایجاد کنیم می بایست دقت کنیم که نرم افزار آن را هم سطح قبلی در نظر می گیرد که بعدا با تشکیل WBS و پر کردن قسمت مربوط به آن تقسیم ها مشخص می شوند.

به فاز بندی فعالیت ها در مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Projrect 2010 ) می رسیم. در این مرحله می بایست طوری فعالیت ها را دسته بندی کنیم که هر کسی که جدیدا مدلسازی ما را مشاهده می کند، بتواند فعالیت های اصلی را بشناسد و آن ها را از زیر فعالیت ها ( Subtasks ) تمایز دهد. شرکت Office ، در مایکروسافت پراجکت ( MSP ) مانند برادر خود Word، کاری کرده تا با ایجاد Outline ها (فرورفتگی ها و برآمدگی ها) فعالیت ها و زیرفعالیت ها ( Tasks and Subtasks ) شناخته شوند. به فعالیت هایی که فازها را مشخص می کنند Summary Task یا فعالیت مادر یا مولد می گویند که قاعدتا ما در Duration ، Start Time و اطلاعات آن نقشی نداریم.  زیرا نرم افزار از اطلاعات مختص به Subtasks، آن ها را محاسبه خواهد کرد. فعالیت های مادر ما را در رسیدن به اطلاعاتی سریع در مورد فازهای عمده پروژه بسیار کمک می کنند.

برای مثال مراحلی را که برای ساخت ساختمان دو طبقه در نظر گرفتیم فازهای عمده پروژه ساختمان دو طبقه بودند.

در پست بعد به ساختار WBS و ادامه کار خواهیم پرداخت.