وبلاگ

پروژه فعالیتی است که در آن زمان آغاز و پایان مشخص بوده و نیازمند تعدادی منابع انسانی، مادی و زمان می باشد. پروژه موقت، یک تلاش و حاصل آن یک محصول منحصر به فرد خواهد بود.

هر پروژه شامل یک مثلث زمان، هزینه و محدوده است.

پروژه باید در زمان مقرر به پایان برسد. این زمان پایانی را از طریق برخی تکنیک ها می بایست تخمین زده شود و برای تک تک فعالیت ها در WBS ثبت شده و زمان کل کار یا پروژه تخمینی محاسبه شود. ترتیب وظایف و پیش نیازی ها نیز در این مرحله می بایست صورت گیرد.

استاندارد PMBOK مدیریت زمان پروژه را به این ترتیب مشخص کرده است.

الف- تعریف فعالیت ها. ب- توالی فعالیت ها. ج- تخمین منابع فعالیت ها. د- تخمین مدت زمان فعالیت. ه- ایجاد زمان بندی. و- کنترل زمان بندی

1. اگر زمان پروژه کاهش پیدا کند به تناسب مقدار هزینه کرد بیشتر می شود که اگر بودجه را اضافه نکنیم قاعدتا محدوده پروژه کاهش می یابد.

باید در پروژه به اندازه کافی بودجه در نظر گرفته شود و به همان اندازه نیز هزینه شود. بودجه نیز بایستی تخمین زده شود که برای این تخمین از ابزارهایی چون مدیریت ریسک، تطابق هزینه، تعدیل هزینه و هزینه های غیرمستقیم استفاده می شود.

این نکته شایان ذکر است که جدای تخمین هزینه اقتصادی باید هزینه های ثابت و متغیر دیگری چون مهارت نیروی کار را نیز در نظر گرفت. این کار به هنگام کار با نیروی موقت یا برون سپاری اهمیت بسیاری پیدا می کند.

در این مرحله سه وظیفه باید انجام شود.

الف- تخمین هزینه. ب- بودجه بندی هزینه. ج- کنترل هزینه.

2. اگر بودجه کاهش پیدا کند، زمان پروژه می بایست افزایش یافته و یا محدوده پروژه، کاهش یابد. باید مطمئن باشیم که مشتری از عملکرد و کار انجام شده راضی باشند. به میزان موارد لازم برای رسیدن به پروژه کامل، محدوده پروژه می گویند. یعنی چگونگی، تعریف پروژه و توصیف مشخص نتیجه نهایی پروژه و دیگر موارد مانند کیفیت نهایی محصول پروژه نیز جزو Scope قرار می گیرند.
3. اگر محدوده یا حوزه پروژه افزایش یابد هزینه و زمان نیز افزایش پیدا می کند.

از آنجایی که در پروژه در تعریف کلمات محدوده پروژه، کیفیت، هدف، اقلام قابل تحویل پروژه و محصول پروژه نمی توان تفاوت های زیادی یافت و می توان این واژگان را عملا یکسان در نظر گرفت، در سومین رأس مثلث دچار ایهام می گردیم. برای ایهام زدایی که عملکرد پروژه را از محصول نهایی پروژه تمییز دهد مدل الماسی یا لوزی را ارائه داده اند.

و آخرین حرف در این مورد را PMBOK با ارائه یک مدل تکامل یافته به نام «ستاره 6 نقطه ای» که از دو مثلث روی هم که به شکل ستاره داود قرار گرفته است تشکیل شده که دو گروه (که هر گروه شامل سه نقطه متمایز است) می بایست استحکام مجموعه را حفظ کنند می زند.

مثلث اول شامل : الف- زمان. ب- هزینه. ج- محدوده پروژه

مثلث دوم شامل : الف- کیفیت. ب- ریسک. ج- منابع.

نکات در خصوص کار کنترل پروژه مفصل تر است. در این پست به ارائه این نکات پرداختیم و در پستهای بعد نکات را کامل تر خواهیم نمود. همچنین در صورت ارائه نظرات شما در این خصوص از آن ها در پست های بعد استفاده خواهد شد.

امروز به بررسی منابع ( Resourcing ) و ویژگی های ساختار شکست سازمانی ( OBS ) و ساختار شکست کار ( WBS ) در این نرم افزارها (مایکروسافت پروجکت و پریماورا ) می پردازیم.

ابتدا از « منابع » شروع می کنیم. در مایکروسافت پروجکت برای تعریف منابع یک سلسله مراتب با نظم وجود دارد که باعث می شود به طور سیستماتیک منابع یک پروژه را مشخص کنیم و به پیکربندی پیچیده آن احتیاجی نداشته باشیم. این امکان در پریماورا به شکل منعطف و دارای بخش های جدا و با طبقه بندی متنوع برای منبع است که کاربر به صورت دلخواه می بایست از آن امکانات استفاده کند.

در مایکروسافت پروجکت فراداده های ( Meta-Data ) محدودی در اختیار داریم که توسط آن ها به هر منبع کد شناسایی و گروه بندی متفاوت دهیم. یعنی با یک سری عملیات ساده در نرم افزار منابع را دسته بندی و استفاده کنیم.

پس از منابع به بررسی کارآیی WBS  در مایکروسافت پروجکت و OBS در پریماورا می پردازیم. مایکروسافت پروجکت برای ساماندهی و امنیت بخشیدن به داده‌ها از WBS استفاده می کند. با این کار کاربر می تواند به یکی از دو صورت ” خواندنی ” یا ” نوشتنی یا خواندنی ” یعنی یا پروژه را تغییر نتواند بدهد ولی دشترسی داشته باشد یا هم تغییر بدهد و هم دسترسی داشته باشد. که برخی افراد برای این سطوح دسته بندی جایگاه در نظر نمی گیرند.

این امکان یعنی فرآیند دسترسی و داشتن سطوح مختلف برای کاربرهای مختلف در پریماورا توسط ساختار شکست سازمانی یا همان OPS صورت می گیرد. با این ماژول هر فرد و نقش آن تعریف شده و برای آن حق دسترسی تعیین می گردد. یعنی هر قسمت یک پروژه توسط چند مدیر بسته به محدوده مدیریت از راه دور کنترل شود. این وضعیت در محیط های حرفه ای و برای کار گروهی ایجاد شده و ممکن است پیشرفت پروژه را در برخی مراحل مختل کند که استفاده از این ویژگی نرم افزار در کشورمان، بسیار محدود بوده.

یعنی در مایکروسافت پروجکت تعیین دسترسی افراد به پروژه واضح نیست که این اتفاق به دلیل سازمانی نبودن نرم افزار مایکروسافت پروجکت و سازمانی بودن پریماورا است که در پست های قبل این نکته را یادآوری کردیم که ویژگی های سازمانی پریماورا می بایست با پروجکت سرور ( Project Server ) مقایسه شود. 

در این پست به تفصیل و تخصصی درباره برخی تفاوت های مایکروسافت پروجکت و پریماورا می پردازیم، البته نکات بیشتری نیز می تواند وجود داشته باشد که از چشم من پنهان مانده است یا به دلیل بی اهمیتی آن تفاوت ها را نیاز به بسط دادن نمی دیدم. در این مورد نظرات شما دوستان می تواند بسیار کارگشا باشد.

از « زمان بندی ( Scheduling ) » آغاز می کنیم. زمان بندی در مایکروسافت پروجکت به نوع Milestone و دومی Normal انجام می شود که Activity Type و Duration Type نامیده می شوند. این کار را در پریماورا به چهار نوع Level of Effort، Milestone، Task Dependent و Resource Dependent انجام می شود که با اجرای تکنیک هایی در مایکروسافت پروجکت می توانیم Level of Effort و Resource Dependent را نیز ایجاد کنیم. بنابراین می توان گفت در ایجاد نباید تفاوت محسوسی قائل بود. ( با توجه به اینکه تعداد زیادی از کاربران قادر به ایجاد Level of Effort در مایکروسافت پروجکت نیستند که ناشی از تکنیکال کار نکردن این کابران است )

چیزی که در این بخش باید به آن توجه کنیم این نکته است که مایکروسافت پروجکت پیوسته در حال زمان بندی فعالیت ها است ولی پریماورا با زمان بندی خاصی یا به دلخواه کاربر این عمل را انجام می دهد. در مایکروسافت پروجکت میل به فشردن فعالیت ها و کاهش زمان پرت است. چون در حقیقت نمی توانیم برای فعالیت ها تقویم و ساعات کاری مشخص تعریف کنیم، اگر زمان را به صورت Fixed Duration باشد یا گزینه Finished on Date را پر کنیم، نیروی کاری ما ملزم به پر کردن ساعت کاری خود می شود و می بایست تمام ساعات کاری هفته را انجام دهد.

این ویژگی از دو جهت قابل بررسی می باشد. اولی اینکه اگر بخواهیم برنامه ریزی پروژه را به واقعیت نزدیک کنیم و برای عوامل فرجه یا شرایط خاص در نظر بگیریم و به کارگران سخت گیری نکنیم، می بایست از فشردن فعالیت و دادن تقویم کاری دقیق بپرهیزیم. در غیر این صورت به دقت محاسبات مایکروسافت پروجکت باید اعتماد کرد.

نکته دیگر پروژه های بزرگ است که با توجه به دقیق بودن مایکروسافت پروجکت در امر زمان بندی پیوسته فعالیت ها می بایست از سخت افزار قوی تری استفاده کنیم.

در پست قبل​ از ویژگی ها و قابلیت های دو نرم افزار مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Project 2010 ) و پریماورا ( Primavera P6 ) و برخی تفاوت های ظاهری که در نهایت بین دو نرم افزار اختلاف چندانی برای برانگیزی جهت برتر دانستن یکی بر دیگری ایجاد نمی کرد صحبت کردیم. بنابراین در این پست موارد زیر که برای تصمیم گیری لازم تر به نظر می آیند و از لحاظ بار فنی لازمه بیشتری برای مدیریت یک پروژه دارند را بیان می کنیم :

· تعداد فیلدهای اختصاصی در مایکروسافت پروجکت ( MSP ) محدود است، ولی در پریماورا ( Primavera ) به تعداد لازم می توان ساخت.

· فیلدهایی که پریماورا به صورت پیش فرض قرار داده بسیار بیشتر از فیلدهای پیش فرض مایکروسافت پروجکت است. این کمبود توسط فیلدهای اختصاصی در مایکروسافت پروجکت جبران می شود.

· فرمول‌نویسی در مایکروسافت پروجکت ساده‌تر و قابل درک تر است؛ مخصوصا برای کاربران ایرانی.

· در مایکروسافت پروجکت برخلاف پریماورا ماکرونویسی یا برنامه‌نویسی VBA ممکن است.

· خلاصه سازی یا Rollup در مایکروسافت پروجکت بهینه تر و آسانتر از پریماورا است.

· در پریماورا مایلستون‌های پیشرفت می‌توان ساخت که در مایکروسافت پروجکت چنین امکانی وجود ندارد. این کار با خرد کردن فعالیت ها صورت می گیرد و در کل کار مفیدی محسوب نمی شود که بگوییم برتری بسیاری برای پریماورا می آورد.

· راهنماهای مایکروسافت پروجکت و مراجع و آموزش های آن بسیار زیاد است که پریماورا به دلیل بالا بودن سطح و بیشتر تخصصی بودن این شرایط را ندارد.

· مایکروسافت پروجکت در ایران عمومیت بیشتری دارد پس برای تبادل اطلاعات و ارتباط بین شرکت ها، مخصوصا شرکت هایی که نیاز به ارتباط با سایر شرکت ها دارن، نرم افزار کاربردی تری است.

در پست بعدی به صورت موردی و به تفصیل به بررسی برخی از ویژگی های این دو نرم افزار می پردازیم.