وبلاگ

در پست قبل به مفهوم و آشنایی ظاهری با قسمت هایی از نرم افزار مایکروسافت پروجکت که برای شروع کار لازم بود پرداختیم. در این پست به ساخت پروژه در مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Project ) می پردازیم. بدین منظور از منوی File گزینه New را پیدا و انتخاب می کنیم. سه بخش به ترتیب شامل قالب های موجود ( خود شامل پروژه خام، قالب هایی که اخیرا استفاده کرده ایم، قالب های شخصی)، قالب جدید از ابزارهای موجود ( شامل پروژه های موجود، داده های پروژه موجود در اکسل، داده های موجود در لیست وظیفه شیرپوینت ( Mcirosoft Sharepoint ) ) و مجموعه های دسته بندی شده در سایت آفیس ( Office.com ) وجود دارد که ما پروژه خام ( Blank Project ) را انتخاب می کنیم. مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Project 2010 ) یک پروژه جدید در یک صفحه جدید باز می کند. ( اگر Project1 باز بود با این کار مایکروسافت پروجکت Project2 را برای ما باز می کند. )

پس از اینکه توانستیم پروژه جدیدی باز کنیم می بایست بتوانیم پروژه را در مایکروسافت پروجکت  ذخیره کنیم. زیرا ذخیره سازی داده همواره در اولویت خواهد بود. برای ذخیره سازی در مایکروسافت پروجکت باز از منوی File اقدام می کنیم. گزینه Save As را انتخاب می کنیم تا پنجره جدیدی برای ما باز شود. از بالای صفحه تا مکان File Name فضایی برای Making Destination یا ایجاد مقصد است. پس از انتخاب جایی که می خواهیم فایل پروژه در آن قرار بگیرد، اقدام به انتخاب یک نام برای فایل پروژه می کنیم. ( نام پیش فرض مایکروسافت پروجکت Project[Num] است. ) در قسمت بعدی نوع فایل ذخیره را باید انتخاب کنیم. به صورت پیش فرض مایکروسافت پروجکت نوع Project را قرار می دهد که پسوند فایل را .mpp می کند. ( نوع های دیگر را خودتان می توانید به راحتی چک کنید. ) قسمت ODBC منبع داده ها را مشخص می کند که گزینه ای کاملا Optional بوده و در صورت وجود پایگاه داده غیر از داده های روی کاغذ یا وارد کردنی در مایکروسافت پروجکت از آن استفاده می کنیم. دکمه های Save و Cancel نیز به ترتیب برای ذخیره و انصراف از ذخیره به کار می روند. اما گزینه Tool که در کنار Save می بینید، دارای دو گزینه است که گزینه اول برای ذخیره روی شبکه و گزینه دوم برای رمز گذاری روی فایل پروژه است. مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Project 2010 ) این قابلیت را به آسانی در اختیار کاربر قرار می دهد تا هنگام ذخیره فایل پروژه اش را رمزگذاری کند. این رمزگذاری نهایتا فایل ها را Read-Only می کند. یعنی از دیده شدن اطلاعات بدون پسورد یا تغییر با پسورد اولیه جلوگیری می کند. اما جلوی نابودی فایل را نمی گیرد. از این مرحله به بعد که مکان و نوع فایل ذخیره را انتخاب کردیم دیگر با  فشردن کلیدهای Ctrl+S یا رفتن به File/Save  می توانیم فایل را ذخیره کنیم. و با بستن برنامه و Cut یا Copy گرفتن یا Save As مجدد مقصد را تغییر دهیم.

اکنون به وارد کردن مشخصات پروژه رسیده ایم. مایکروسافت پروجکت هم مانند سایر اعضای خانواده اش یک سری اطلاعات از مشخصه های ( Entities ) فایل را برای خود ذخیره می کند. این اطلاعات را کاربر وارد نمی کند؛ مانند تعداد دفعات استفاده از فایل و … . اما مشخصات دیگری نیاز دارد که کاربر می بایست آن ها را وارد کند که از کلید واژه برای Search فایل تا منابع و Duration های پروژه و … را شامل می شود. مایکروسافت پروجکت از این مشخصه ها به هنگام چاپ خروجی ها نیز استفاده می کند.

اگر به آدرس File/Info/Project Information نیز مراجعه کنیم در گزینه دوم برای مشاهده مقادیر پروژه و در گزینه اول برای وارد کردن و مشاهده اطلاعاتی از پروژه مواجه خواهیم شد. در Advanced Properties سربرگ Summary جزئیاتی از خودمان و پروژه می توانیم ارائه کنیم. 

حال به سراغ برخی از ویژگی های ظاهری مایکروسافت پروجکت 2010  ( Microsoft Project 2010 ) می رویم. ساعات زمان بندی شده توسط مایکروسافت پروجکت به رنگ آبی، ساعات تعطیل به رنگ زرد و روزهای غیر کاری به رنگ خاکستری در می آیند. تنظیمات پیش فرض مایکروسافت پروجکت که همان Standard Base Calendar است ساعات کاری را 8 ساعت در روز ( از هشت صبح تا دوازده و از سیزده تا هفده) و شنبه و یکشنبه هر هفته را تعطیل در نظر می گیرد که این تقویم کاری را می توان شخصی سازی ( Personalize ) است.

بعد از اینکه زمان شروع و خاتمه پروژه را مشخص کردیم وقت آن می رسد که وظایفی را که پروژه را دقیقا به هدفش می رساند معین و دسته بندی کنیم. برای این کار لیستی از تمام کارهایی که می بایست انجام شود را آماده کرده و برنامه زمان بندی را آغاز می کنیم.

ادامه بحث را در پست های بعدی دنبال خواهیم کرد.​

یکی از قوی ترین نرم افزارهایی که در زمینه کنترل پروژه وجود دارد نرم افزار مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Project ) است که از خانواده آفیس ( Office ) بوده و مجموعه ای تقریبا کامل و غنی از ماژول ها و ابزار هایی است که توان افراد برای زمان بندی، مدیریت گروهی، برنامه ریزی منابع، گزارش پیشرفت و وضعیت پروژه را افزایش می دهد. پس از ارائه نسخه 2000 این نرم افزار شرکت مایکروسافت ( Microsoft ) نیاز دید تا با جمع آوری اطلاعات از مدیران پروژه، متخصصان این بخش و کاربران نرم افزار و ذینفعان و درک نیازهای آنها مجموعه نسخه 2002 را با قابلیت های زیادتر و کارآمدتر روانه بازار کند.

مهندسین صنایع نیز از جمله بیشترین استفاده کنندگان کنترل پروژه در شرکت ها و صنعت محسوب می شوند که باعث می شود از این نرم افزار برای پیش بینی وضعیتشان استفاده کنند. حدودا 10 سال است که نرم‌افزار مایکروسافت پروجکت ( MSP ) توسط مهندسان و برنامه ریزان و کاربران ایرانی مورد استفاده قرار می گیرد. برای زمان بندی پروژه ها توسط مهندسین کنترل پروژه این نرم افزار بسیار مناسب می باشد.

MSP، با توجه به برخی کمبودها و کاستی هایی که در قیاس با نرم افزارهای مشابه خود دارد ولی در بین کاربران دنیا و ایران جایگاه ویژه ای دارد که ذیلا به دلایل آن خواهیم پرداخت.
سهولت كار کردن با MSP، بهره گیری از امكانات Windows ، وجود رابط کاربری با سایر نرم‌افزارهایMicrosoft Office و شباهت کامل ظاهر این محصول با سایر محصولات خانواده Office که ذهنیت آشنایی را برای کاربر القا می کند، Help Online که راهنمای کاملی است که با برنامه عرضه می شود، توان ارائه گزارش‌ها وView های مختلف، توان ایجاد View ها و Table های جدید و داشتن محیطی کاربر پسند از جمله قابلیت های مایکروسافت پروجکت ( پراجکت ) است که این نرم افزار را برای کاربران خاص جلوه می دهد.

این نرم افزار ( مایکروسافت پراجکت ) در زمینه کنترل و مدیریت پروژه، برنامه ‌ریزی تا تكمیل و انتقال گزارش‌های نهایی را برای کاربرانش فراهم می سازد. یعنی می توانیم قبل از آغاز پروژه از MSP برای پنج زمینه ساماندهی یک طرح، زمان بندی فعالیت ها، تخصیص منابع و هزینه فعالیت ها، تنظیم طرح ها با توجه به محدودیت ها و ایجاد گزارش های متنوع که تمام ذینفعان پروژه از جزئیات کامل پروژه مطلع باشند ( حتی محدوده پروژه و اختیارات و امکانات هر فرد ) استفاده کنیم.

در هنگام اجرای یک پروژه نیز برای کنترل پیشرفت پروژه در چهار زمینه کنترل میزان عملکرد واقعی نسبت به میزان عملکرد برنامه ریزی شده، برنامه ریزی با توجه به جدول زمانی پروژه، اصلاح طرح با پیش بینی یا در نظر گرفتن احتمالات و گزارش گیری کامل که فیلد آخر مهمترین کار به هنگام ارزیابی پروژه محسوب می شود نیز مایکروسافت پروجکت ( پراجکت ) به کمک مهندسین صنایع و مدیران کنترل پروژه آمده است.

با توجه به سادگی یادگیری این نرم افزار نسبت به سایر نرم افزارها معمولا توصیه می شود ابتدا این نرم افزار را کامل فراگرفته تا در صورت نیاز به تخصص و کارآیی های دیگر و کار با سایر نرم افزارها آشنایی با ماژول های آن ها بسیار برای کاربر راحت تر صورت پذیرد.​

​ابتدا مایکروسافت پروجکت را اجرا می کنیم. از ورژن های 2002 به بعد مایکروسافت پروجکت می توانید استفاده کنید ولی آموزش ما مبتنی بر ورژن 2010 این محصول یعنی Microsoft Project 2010 خواهد بود.

( پس از نصب محصول که در پک مجموعه آفیس نیز موجود می باشد، برای اجرای مایکروسافت پروجکت می توانید به آدرس Start/All Programs/Microsoft Office/Microsoft Project 2010 بروید و مایکروسافت پروجکت را اجرا کنید. )

زمانی که مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Project 2010 ) را اجرا کردیم تصویر بالا را مشاهده می کنیم که مانند سایر محصولات آفیس دارای تعدادی نوار وظیفه که آن ها را با نام Task Pan می شناسیم، است. هم چنین در بخش Help Online در قسمت Type Question می توانید سئوالات خود را تایپ کرده و جواب را از خود برنامه یا سایت مایکروسافت آفیس ( https://www.office.com ) دریافت کنید.

فضاهای کاری در مایکروسافت پروجکت (Microsoft Project 2010) را View یا نما می نامند. مایکروسافت پروجکت دارای نماهای زیادی است که در هر لحظه با یک یا نهایتا دو نما می توان کار کرد. نمای پیش فرض مایکروسافت پروجکت (MSP) نمودار گانت ( Gantt Chart ) است. معمولا محیطی که ما بر روی آن تمرکز می کنیم سمت چپ برنامه و قسمت جزئیات فعالیت ها در مایکروسافت پروجکت خواهد بود.

برای اینکه نماهای غیر از نمودار گانت را ببینیم می توانیم از منوی View نماهای Resource Sheet یا Resource Usage، Task Usage، Network Diagram، Calendar، Team Planner و … را انتخاب کرده و ببینیم.

نمای Resource Sheet جزئیات منابع را به صورت جدولی نمایش می دهد که در هر سطر یک منبع قرار می گیرد. فعالیت ها نیز در یک Sheet دیگر قرار می گیرند. نکته قابل توجه در این نما این است که Resource Sheet چیزی از وابستگی بین فعالیت ها و منابع نشان نمی دهد. یعنی واضح نمی کند کدام منبع برای کدام فعالیت استفاده می شود. این وابستگی را از نماهای دیگر باید ببینیم.

روی Resource Usage نیز کلیک کنید تا نمایی را ببینید که فعالیت های تخصیص یافته به هر منبع را گروه بندی می کند. Task Usage برعکس Resource Usage عمل می کند. یعنی منابع مختص به هر فعالیت را نشان می دهد. این دو نما می توانند تخصیص منابع را در Timescale به صورت روزانه یا هفتگی نمایش دهند. اگر بر روی Calendar کلیک کنیم، فعالیت ها را بر روی خط های زمانی با تقویم که به سه حالت ماهیانه، هفتگی و دلخواه می تواند نمایش دهد. خواهیم دید که مدت زمان فعالیت ( Duration ) به تناسب مقدار روزهای کاری طویل خواهد بود و در سمت چپ نیز چند تقویم ماه و هفته ای که در حال نمایش است را می بینیم.

به نمای Network Diagram بپردازیم؛ این نما روی ارتباط بین فعالیت های یک پروژه تمرکز کرده و با رسم خطوطی بین چند ضلعی ها، نوع ارتباط، تقدم و تأخر، پیش نیازی و پس نیازی را مشخص می کند. همچنین با دو کلیک روی خطوط به جزئیات نوع رابطه پی می بریم. ترتیبی که در جدول سمت چپ نمودار گانت ( Gantt Chart ) دیده اید با ترتیب فعالیت های موجود در Network Diagram از بالا به پایین متفاوت است. بنابراین در صورت نیاز با نگه داشتن موس یا دو بار کلیک روی هر مستطیل (چندضلعی) ها در Network Diagram جزئیات آن فعالیت را مشاهده خواهیم کرد. مسیر بحرانی در این Network Diagram با رنگ قرمز خطوط مشخص می گردد.

دو نما را همزمان نیز می توانیم مشاهده کنیم که تصویر را به دو نیمه بالایی و پایینی تقسیم کرده و هر کدام را در زمان دلخواه نمایش دهد. برای مثال با نمایش Gantt Chart و Network Diagram در یک پنجره می توانیم آن ها را به زمان دلخواه آورده و در Timescale مشاهده کنیم. برای این کار در قسمت راست صفحه کار که شامل نمودارها است راست کلیک کرده و Show Split را انتخاب می کنیم. با این انتخاب شکل در نیمه پایینی شکل قسمتی برای مقایسه باز خواهد شد که بتوانیم دو نما را باهم ببینیم. به صورت پیش فرض مایکروسافت پروجکت قسمت Task Form که شامل اطلاعات فعالیت هاست را نمایش می دهد. اگر روی قسمت سمت چپ (جایی که Task Form به صورت Landscape نوشته شده است) کلیک راست کنیم می توانیم نماهای دیگر را برای مقایسه بیاوریم و از ویژگی های فوق العاده و قابل هضم مایکروسافت پروجکت برای چک کردن کار استفاده کنیم.

ذکر این نکته در این جا لازم است که برای تسریع در محاسبات مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Project ) نماهایی که نیاز به محاسبه زیاد و با حجم سنگین را معمولا در یک پنجره جدا Save می کنیم تا در هنگام نیاز در کمترین زمان به نما و اطلاعات مورد نظر دسترسی پیدا کنیم. ( غالباً نرم افزار نمودار گانت و جریان شبکه را جدای مایکروسافت پروجکت ذخیره می کند. یعنی سه فایل Network Diagram.mpp ، Gantt Chart.mpp و Microsoft Project.mpp را داریم. )

تمام نماهای مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Project ) را می توانیم در View/ Other View/ More View مشاهده کنیم. مایکروسافت پروجکت قابلیت های جالب و با دسترسی و آسانی در این بخش قرار داده است. یعنی از هر نمایی که مایکروسافت پروجکت قرار داده می توانیم استفاده کنیم یا نماهای دلخواه با استفاده از نماهای پیش فرض مایکروسافت پروجکت را خودمان بسازیم و استفاده کنیم. گزینه Save View نیز در Other View برای ذخیره نمای مورد نظر به کار می رود. همچنین در More View می توانیم پس از انتخاب کلید New گزینه Combination View را برای مقایسه اجرا کنیم.

اکنون کار مدیریت بر روی یک پروژه را آغاز می کنیم :

طرح هر پروژه معمولا با پیش بینی یک پروژه که تصور می کنیم اتفاق می افتد، یا با استفاده از مستنداتی که از پروژه های انجام شده در اختیار داریم، شکل می گیرد که می بایست به واقعیت تا حد ممکن نزدیک باشد. دقت داشته باشید مدل ما نمی تواند یک پروژه را کامل در بر بگیرد. بلکه روی بخش هایی مانند فعالیت ها و منابع و زمان و … اعمال می شود.

نکته دیگری که می بایست در نظر بگیریم این است که در هنگام مدلسازی یک پروژه در مایکروسافت پروجکت باید دقت کنیم که چه اطلاعاتی از پروژه می خواهیم. زیرا ممکن است مدل ما با پروژه واقعی در برخی از موارد یا ویژگی ها متفاوت باشد. در مواجه با چنین چیزی، یا بسته به میزان اختلاف از واقعیت، پروژه اعتبارش را از دست می دهد یا ساختار واقعی نیاز به تغییر دارد. در سازمان های بزرگ به دلیل تغییر مدیران میانی و مدیران پروژه این اتفاق ملموس تر است. بنابراین قبل از اعمال تغییر مجاز در حوزه یا محدودیت پروژه با ذینفعان و کارشناسان پروژه جلسه های توجیهی برگزار گردد تا اختلاف مدلسازی پروژه با واقعیت به حداقل برسد.

مایکروسافت پروجکت نیز یک نرم افزار برای مدلسازی محسوب می شود و به هنگام کار با آن نباید هوش مصنوعی برای تشخیص شرایط مختلف در نظر بگیریم. بلکه باید مدلسازی را به شکل صحیح پیاده کنیم.

تا اینجا با موارد لازم برای درک محیط مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Project 2010 ) آشنا شدیم. در پست بعدی شروع به ساخت یک پروژه از صفر تا صد خواهیم کرد.

طبق تعریف جهانی (منبع : دانشنامه آزاد Wikipedia) مدیریت پروژه فرآیندی است، در جهت حفظ مسیر پروژه، برای دستیابی به تعادل اقتصادی و موجه، بین سه عامل هزینه، زمان و کیفیت که در حین اجرای پروژه از ابزار و تکنیک های خاص، در انجام این امر کمک می گیرد. در واقع کنترل، اجرای دقیق و کامل برنامه تدوین شده برای پروژه، به طوری که هنگام خروج از برنامه بتوان با تشخیص علل و طرح اقتصادی ترین فعالیت ها، پروژه را به نزدیکترین حالت ممکن در مسیر اولیه و اصلی خود باز گرداند. کنترل پروژه در این راه از سه عامل زیر بهره می‌گیرد.

1. تعیین وضعیت واقعی پروژه

2. مقایسه وضعیت واقعی با برنامه ریزی شده

3. در نظر گرفتن اقدامات اصلاحی

در واقع مدیریت پروژه علمی تجربی است که با کار کردن بر روی پروژه های مختلف به دست می آید. البته نمی توان گفت کسانی که در امر مدیریت پروژه تازه کار هستند از لیاقت کافی برخوردار نیستند. در کل مدیریت، مجموعه ای از مهارت ها و ابزارهاست که در پیشگوئی و کنترل خروجی های سازمان به مدیر کمک می کند. در سازمان های مورد بررسی ما محصول نهایی یک پروژه است. پروژه نیز طبق تعریف فعالیتی موقت و تعهدپذیر است که برای رسیدن به هدفی مشخص مانند برطرف کردن نیاز یا مسئله ای انجام می شود.

فرآیند برطرف سازی این نیاز یا مسئله ( فرآیند مدیریت پروژه ) طبق اعلام PMBOK شامل پنج فرآیند یا گام می باشد که به اختصار به آن ها خواهیم پرداخت.

1.  فرآیندهای آغازین

فرآیندهایی هستند که به هنگام شروع پروژه جدید یا یک فاز از پروژه موجود، برای تعریف، تشخیص، تدوین و ارائه مراحل لازم با اخذ مجوز لازم برای شروع پروژه یا فاز جدید انجام می شود.

دقت کنید که فرآیندهای آغازین تنها یک بار انجام می شوند.

2.  فرآیندهای برنامه ریزی

در این بخش می بایست محدوده پروژه را تعیین کنیم و اهداف بهینه را بشناسیم و بهترین هدف را انتخاب کنیم و با مسیریابی (Tracking) بهترین راه را برای رسیدن به هدف مشخص کنیم.

دقت کنید که این فرآیندها در طول اجرای پروژه تکرار می شوند تا در هر زمان، پروژه به روز باشد و تغییرات در عناصر و فعالیت ها ( مخصوصا آن ها که روی فعالیت های دیگر تأثیرگذارترند) اعمال شود.

این فرآیند خود شامل چندین فرآیند اصلی و فرعی می باشد.

فرآیندهای اصلی :

برنامه ریزی محدوده، تعریف محدوده، تعریف فعالیت ها، توالی فعالیت ها، برآورد مدت زمان فعالیت ها، تهیه زمان بندی، برنامه ریزی مدیریت ریسک، برنامه ریزی منابع کار، برآورد هزینه، برنامه ریزی بودجه و تهیه برنامه پروژه

فرآیندهای فرعی(کمکی) :

برنامه ریزی کیفیت، برنامه ریزی سازمانی، برنامه ریزی ارتباطات، برنامه ریزی واکنش به ریسک، برنامه ریزی تدارکات، برنامه ریزی درخواست ها، جذب نیرو، تبیین ریسک و تجزیه و تحلیل کمی ریسک

3. فرآیندهای اجرائی

در این فرآیند همه عناصر اجرائی یک پروژه با یکدیگر برای رسیدن پروژه به هدفش هماهنگ می شوند.

4. فرآیندهای کنترلی

در این فرآیند فعالیت هایی برای حصول اطمینان از اینکه در مسیر رسیدن به اهداف پروژه هستیم یا در حال اتلاف منابع، انجام می گیرد. پیگیری، بازنگری، کنترل پیشرفت، کنترل عملکرد و شناسایی و اعمال تغییرات در حوزه هایی که مورد نیاز است نیز جزء همین گام محسوب می شوند.

برای جبران خطایی نیز که ممکن است در پروژه با آن مواجه شویم، از سه تکنیک ارزیابی عملکرد، اندازه گیری پیشرفت و انجام اقدامات اصلاحی استفاده می کنیم.

5. فرآیندهای پایانی

­در این فرآیند، فعالیت های انجام شده را با فعالیت هایی که باید انجام می شد، مطابقت می دهیم. یعنی مسیر رسیدن به نتیجه و میزان رسیدن به هدف را بررسی و تعیین می کنیم. با این فرآیندها به طور رسمی پروژه یا فاز مورد نظر را خاتمه می دهیم.

در پایان نه (9) دانش علم مدیریت پروژه که طبق استاندارد PMBOK می باشد را صرفا نام می بریم

الف- مدیریت یکپارچگی پروژه.     ب- مدیریت محدوده پروژه.     ج- مدیریت زمان پروژه.     د- مدیریت هزینه پروژه.     ه- مدیریت کیفیت پروژه.     و- مدیریت منابع انسانی پروژه.     ز- مدیریت ارتباطات پروژه.     ح- مدیریت ریسک پروژه.     ط- مدیریت تدارکات پروژه.